M&M (Marketing and Management)

Найдужчий той, хто має силу керувати самим собою.

Л.Сенека

12.1. ЩО ТАКЕ САМОМЕНЕДЖМЕНТ?

Боже, дай нам сили зробити те, що ми можемо зробити, дай нам мужність не братися за те, чого ми зробити не можемо, і дай нам розум, щоб відрізнити перше від другого.

12.1.1. ВИЗНАЧЕННЯ, СУТНІСТЬ, ЦІЛІ І ПЕРЕВАГИ САМОМЕНЕДЖМЕНТУ

Ні досвід, ні майстерність, ні здібності, ні знання не можуть зробити людину ефективною доти, поки вона не навчиться керувати собою.

Ефективність роботи менеджера, як і будь-якої людини взагалі, значною мірою визначається організацією його особистої роботи. Керівнику, перш ніж організовувати інших, потрібно бути самому організованою людиною. Діяльність, спрямовану на самоорганізацію і самоврядування, прийнято називати самоменеджментом.

Поняття “самоменеджмент” введено у вживання директором німецького Інституту раціонального використання часу Л.Зайвертом. Деякі автори при описі проблем і методів самоменеджменту використовують терміни “аутогенний менеджмент”, або “самоврядування”. В усіх випадках йдеться про постановку мети, планування роботи і розподіл часу, техніку роботи, систематизацію, організацію роботи і контроль, про питання, тісно пов’язані з власною поведінкою, з власними справами і звичками.

Самоменеджмент - це саморозвиток особистості, заснований на самопізнанні, самовизначенні, самоврядуванні, самовдосконаленні, подоланні стереотипів свідомості, самоконтролі і, як підсумок, самореалізації в обраній сфері діяльності. Це кропітка і наполеглива робота над собою з метою включити в дію весь свій творчий потенціал, максимально використовувати свої можливості і здібності.

Самоменеджмент - це послідовне і цілеспрямоване застосування випробуваних методів роботи в повсякденній практиці для того, щоб оптимально і з розумінням використовувати свій час. Це наукова організація праці, що заснована на використанні передового досвіду, застосуванні технічних засобів і досягнень науки.

Найбільша перемога людини - це її перемога над собою.

Самоменеджмент - це прояв волі, що вимагає іноді власної перебудови. Нерідко потрібні чималі зусилля над собою, перш ніж з’ являться перші результати і стане видно, що праця не пропала марно. Причому, що принципово важливо, йдеться не тільки про зміну особистої поведінки, а ще й про зміну навколишнього оточення, за умови, що ця зміна піде на користь самоменеджменту. Ніхто не скаже, скільки пішло в небуття талановитих і навіть геніальних людей, про яких світ навіть не знає, тому що їхній природний дар не був підкріплений особистою ретельністю, умінням багато і цілеспрямовано трудитися.

У кожному з нас живуть дві людини -те, що ми є, і те, чим ми хочемо бути.

Ф.Честерфілд

Мета самоменеджменту полягає в тому, щоб максимально використовувати особисті можливості, усвідомлено керувати ходом свого життя і переборювати зовнішні обставини, як на роботі, так і в особистому житті. Плануючи і раціонально організовуючи свою роботу і життя, людина забезпечує корисне і доцільне використання своїх духовних і фізичних сил.

У читача може виникнути природне запитання: “Чи можна, а головне - чи потрібно бути організованим, коли навколо люди, які безтурботно ставляться і до своєї роботи, і до свого часу?” Відповідь може бути тільки одна: “Можна і потрібно!” З організованими, обов’язковими і діловими людьми усі хочуть і люблять мати справу. Від високої якості роботи одного виграють усі, і суспільство, по суті, тримається саме на самостійності й організованості кожної окремо взятої людини.

До найбільш важливих переваг самоменеджменту відносять:

• виконання роботи з меншими витратами;
• кращу організацію і результати праці;
• зменшення поспіху і стресів;
• велику мотивацію і більше задоволення від роботи;
• зростання кваліфікації, зменшення помилок при виконанні функціональних обов’язків;
• меншу завантаженість роботою;
• досягнення життєвих і професійних цілей найкоротшим шляхом.
  

Начальник завжди розумніший, стати ним - вірний спосіб стати розумнішим.

А.Блох. Закон Мерфі

Н.Хілл стверджував, що всі люди поділяються на два типи: лідерів і виконавців. Кожній людині важливо якомога раніше вирішити для себе, у чому її покликання - керувати чи виконувати. Бути виконавцем зовсім не соромно. Практично всі менеджери, так чи інакше, починали свій шлях з посади виконавця. Та й взагалі менеджери нижчої і середньої ланки одночасно виступають як у ролі виконавця, так і у ролі керівника. Більше того, хорошими менеджерами стали саме ті люди, які були розумними і грамотними виконавцями. Численні спостереження показують, що той, хто не може грамотно виконувати рішення і накази, тобто бути хорошим виконавцем, не стане кваліфікованим менеджером. А от ініціативні, здібні і цілеспрямовані виконавці досить швидко вчаться приймати рішення і виявляють себе.

Важливий ще один момент: ні досвід, ні майстерність, ні здібності, ні знання не можуть зробити людину ефективною доти, поки вона не навчиться керувати собою.

Щоб домогтися успіху, треба вміти керувати собою.

Б. і Х.Швальбе

У процесі саморозвитку важливо прагнути зробити звичними і навіть автоматичними якнайбільше корисних дій. Чим більше звичайних повсякденних справ людина робить автоматично, не витрачаючи на них додаткових зусиль, тим більша частина її інтелекту буде спрямована на виконання складних і незвичних справ і операцій. Уміла самоорганізація робить людину в більшому ступені залежною тільки від себе.

Необхідно підкреслити, що основна проблема самоменеджменту полягає не стільки в недоліку знань про його методи, скільки в недостатньому чи незадовільному застосуванні цих методів або відсутності здатності до саморозвитку.

 

12.1.2. ПІЗНАЙ СЕБЕ

“...Что это там за рожа? Какие у нее ужимки и прыжки! Я удавилась бы с тоски, Когда бы на нее была хоть чуть похожа”

І.А.Крилов. Дзеркало і мавпа

Умінню керувати собою сприяє знання власних устояних звичок, смаків, традицій, мотивів поведінки, як позитивних, так і негативних. Правильна їхня оцінка повинна підказати людині, які звички треба змінити, які придбати, а від яких і зовсім відмовитися, щоб досягти поставленої перед собою мети.

Оцінка менеджером самого себе істотно впливає на стиль керування. Неадекватна самооцінка виявляється у вибірковості сприйняття управлінської інформації. Проявитися це може в тому, що менеджер не сприймає інформацію, яка знижує оцінку його діяльності у власних очах. Завищена самооцінка (невміння правильно оцінити власний рівень працездатності, компетентності, стану здоров’я) найчастіше призводить до того, що менеджер береться за непосильні задачі. Занижена самооцінка породжує невпевненість у собі й істотно впливає на взаємини з підлеглими.

Давньогрецький філософ Сократ висловився свого часу: “Пізнай себе”. Об’єктивно оцінити себе людині дуже не просто. Щоб більше довідатися про себе, не можна задовольнятися тільки тим, як ти сам оцінюєш свої слабкі і сильні сторони. Варто знати, як тебе оцінюють оточуючі, і порівняти їхні оцінки зі своєю власною оцінкою. Тут, напевно, до речі буде висловлення Л.М.Толстого: “Людина подібна дробу: у чисельнику те, що думають про неї люди, у знаменнику те, що думає про себе вона сама. Чим менше знаменник, тим більше дріб”.

Сформувавши власний профіль творчої особистості, менеджер може визначити власні сильні і слабкі сторони, а потім намітити і послідовно реалізовувати план саморозвитку, який повинен містити такі обов’язкові пункти:

• виявлення власних обмежень;
• оцінка й обговорення своїх обмежень з фахівцями, а також колегами, друзями, родичами;
• послідовне подолання виявлених обмежень;
• придбання необхідних умінь і навичок;
• впровадження в практику освоєних навичок і умінь;
• аналіз результатів: повторне тестування і порівняння його з попередніми результатами.
  

Важливим стимулом до самопізнання стають невдачі, промахи і помилки в практичній діяльності. Проблема тут у тому, що оцінка власних дій, а тим більше помилок, рідко буває об’єктивною.

Як багато справ вважалися неможливими, поки вони не були здійснені.

Пліній Старший

Здатність до саморозвитку - це здатність людини до придбання, оновлення та розвитку знань, умінь, адаптації до змін в оточуючому середовищі протягом всього життя. Це придбання здатності управляти поточними подіями, боротьба з труднощами в конкурентному середовищі. Життєво важливим є розвиток здатності бути відкритим до нових знань і досвіду, уміння бути гнучким, пристосовуватись до зміни обставин. Але здатність до саморозвитку мало залежить від уміння засвоїти теоретичні знання. У житті кожної людині існує чимало факторів, які заважають їй реалізувати свій природний потенціал:

• вплив родини;
• небажання щось змінити у своєму житті;
• передчасне розчарування;
• недостатня підтримка оточуючих при виникненні труднощів;
• ворожість інших людей;
• недостатність ресурсів.

12.1.3. ЗНАЧЕННЯ ЧАСУ Й ОСНОВНІ ПРИЧИНИ ЙОГО ВТРАТ

Всяка економія, врешті-решт, зводиться до економії часу.

К. Маркс

Виграти час - значить, виграти все.

В.Ульянов-Ленін

Усе життя - це фактор часу.

Л.Якокка

Успішні менеджери мають різні риси характеру і якості, але одна якість поєднує їх усіх: вони свідомо і системно використовують свій час як для виконання управлінських функцій, так і для самоосвіти, виконання сімейних обов’язків, занять спортом і відпочинку.

Час - це ресурс, яким кожна людина володіє однаково, це найбільш безжалісний і найменш гнучкий елемент існування, його не можна включити чи виключити, замінити чи відшкодувати. Парадокс часу вчені формулюють так: “Мало хто має досить часу, і все-таки кожен має у своєму розпорядженні весь час, що у нього є".

Час - це не тільки гроші, час більш значимий, ніж гроші. Час - це щось таке ж, як саме життя. Час - це унікальний ресурс, оскільки:

• час необоротний;
• час не можна нагромадити;
• час не можна помножити;
• час не можна передати;
• час проходить безповоротно.
  

Найважливіше у вашому житті - це, в кінцевому підсумку, ваш час.

А.Лекейн

На питання “Чи вистачає вам часу?” більшість людей звичайно відповідає: “Ні”. Проблема тут не в часі, а в самих людях, вона полягає не в тому, скільки часу люди мають, а в тому, що вони роблять з тим часом, який їм відпущений, як вони використовують його. Видатний менеджер Л.Якокка у зв’язку з вищесказаним робить висновок: “Визначати пріоритети й ефективно використовувати свій робочий час - це такі речі, яким не вчать у Гарвардській школі бізнесу. Багато важливих навичок, що необхідні для життя, кожному приходиться освоювати самостійно”.

Людина не зможе керувати своїм часом доти, поки не навчиться керувати собою. Вчитися ефективно використовувати час варто починати з розуміння того, куди він іде, а це неможливо без повного уявлення про зміст щоденної роботи.

Для важливих справ у менеджера і будь-якої людини завжди досить часу.

Ефективному використанню часу сприяє чітке і постійне планування особистої роботи. Аналіз роботи менеджерів великих, середніх і дрібних фірм провідних країн світу дозволив виявити причини втрат часу, що найбільш часто зустрічаються. З’ясувалося, що найчастіше це:

• нечітка постановка мети;
• відсутність пріоритетів у справах;
• спроба занадто багато зробити за один раз;
• відсутність повного уявлення про майбутні задачі і способи їх вирішення;
• погане планування робочого дня;
• метушливість, особиста неорганізованість;
• відсутність мотивації в роботі;
• недоліки кооперації чи поділу праці;
• телефонні дзвінки, що відривають від справ;
• незаплановані відвідувачі;
• нездатність сказати “ні”;
• неповна чи спізніла інформація;
• відсутність самодисципліни;
• невміння довести справу до кінця;
• відволікаючі шуми;
• затяжні наради;
• недостатня підготовка до бесід, переговорів;
• відсутність чи неточний зворотний зв’язок;
• балаканина на приватні теми;
• надмірна комунікабельність;
• надмірність ділових записів;
• надмірне читання;
• синдром відкладання (“не роби сьогодні того, що можна зробити завтра”);
• бажання одержати всі факти (“ніхто не осягне неосяжного”);
• тривалі очікування;
• поспіх і нетерпіння;
• занадто рідке делегування;
• недостатній контроль виконання делегованих доручень.
  

Людину поважають настільки, наскільки вона поважає себе і свою справу.

Більшість менеджерів, аналізуючи використання свого робочого часу (якого їм, як правило, не вистачає), найчастіше доходять наступних висновків:

• я витрачаю свій час на інших;
• я витрачаю час на дрібниці;
• я дозволяю емоціям віднімати в мене час;
• я не вмію добре планувати;
• я не добиваюся мети в запланований мною термін;
• я займаюся тим, що могли б виконати інші.
  

З усіх відомих методів економії часу багато фахівців називає часте вживання слова “ні”. Йдеться про вміння відмовляти тактовно і твердо в будь-яких вимогах і проханнях, якщо вони не відповідають цілям і задачам людини.

 

12.1.4. ЯК КРАЩЕ ЗАОЩАДЖУВАТИ І ВИКОРИСТОВУВАТИ СВІЙ ЧАС

Час - найбільш обмежений капітал, хто не може їм розпоряджатися, той не зможе розпорядитися нічим іншим.

П.Друкер

Найбільша втрата - це втрата часу.

Г.Сковорода

Почати необхідно з ретельного, систематичного і тривалого (тиждень, місяць, кілька місяців) обліку витрат власного часу. Для цього доцільно вести щоденник, що дасть багато необхідної інформації. Ведення щоденника дозволить:

• побачити, наскільки погодяться особисті цілі і плани з реальною дійсністю;
• виробити реальне відчуття часу;
• оцінити власну управлінську ефективність;
• визначити власні типові помилки;
• змінити чи вдосконалити малоефективні алгоритми власних дій;
• краще зрозуміти й оцінити оточуючих людей;
• нарешті, зрозуміти, що дійсно час - гроші.
  

РЕКОМЕНДАЦІЇ

Що потрібно обов’язково фіксувати в щоденнику:

• усе, що робиться на роботі;
• як саме виконуються ті чи інші роботи й операції;
• чому конкретні роботи й операції виконуються так, а не інакше;
• усі непередбачені ситуації, події та способи, за допомогою яких вони були вирішені;
• усі нові дані про співробітників і про себе;
• кількість безцільно загубленого часу;
• причини, з яких не відбулися ділові зустрічі (контакти).
  

Два найбільших тирани на землі: випадок і час.

І.Гердер

Які витрати часу повинні фіксуватися у щоденнику:

• на одержання необхідної інформації;
• роботу з документами і кореспонденцією;
• спілкування зі своїм керівництвом;
• спілкування зі своїми підлеглими;
• бесіди з відвідувачами;
• бесіди з людьми за межами своєї організації;
• розмови “за життя” з колегами.
  

Систематично вивчаючи й аналізуючи записи у щоденнику, кожний може з достатнім ступенем об’єктивності оцінити власне уміння ефективно використовувати свій час, а також виявити основні причини його нераціонального використання.

Процвітаючий американський бізнесмен Х.Маккей розробив і постійно використовує у власній практиці ряд правил, що дозволяють уникнути марних витрат часу. Деякі з них можна рекомендувати всім, хто має намір стати ефективним, зробити максимально багато в найкоротший термін.

Ставтеся до свого часу так, як ви ставитеся до своїх грошей!

РЕКОМЕНДАЦІЇ

Х.Маккея з раціонального використання часу:

• завчасно попереджайте ділових партнерів і друзів про майбутній візиті:
• ставте автомобіль там, звідки гарантований вільний виїзд;
• використовуйте автомобільний магнітофон для прослуховування записів, що можуть чому-небудь навчити;
• завжди майте при собі корисний матеріал для читання;
• ніколи не пийте каву з колегою - тільки з клієнтами;
• читайте публікації про бізнес замість спортивних сторінок чи розгадування кросвордів;
• пройдіть курс скорочитання;
• максимум нарад проводьте по телефону і ретельно до них готуйтеся;
• використовуйте автовідповідач, коли ви знаходитеся вдома, - це позбавить вас витрат часу на марні розмови;
• завжди записуйте прізвище того, з ким ви говорите, коли висловлюєте претензію до обслуговування чи якості продукції; це прискорює процес, а люди стають уважнішими;
• завжди просіть підлеглих спочатку викласти висновки і рекомендації в декількох фразах, а потім вирішуйте, чи варто слухати співрозмовника;
• слухайте записи і радіопередачі з питань бізнесу під час занять спортом;
• протягом робочого дня переглядайте черговість запланованих справ і переробляйте розклад;якщо співрозмовник нав'язує вам що-небудь свідомо неприйнятне, перервіть його, вибачившись: “Я занадто поважаю Ваш і свій час, щоб дозволити Вам продовжувати. Те, що Ви пропонуєте, навряд чи мені знадобиться. Бажаю удачі з наступним можливим клієнтом, і всього Вам доброго”;
• хваліть тих підлеглих, які коротко викладають суть справи, і висловлюйте невдоволення співробітниками, які не вміють так робити;
• уникайте тих, хто даремно витрачає час; призначайте зустрічі з такими людьми незадовго до закінчення їхнього робочого дня;
• завжди дивіться на чергу в касу, перш ніж вирішити зробити покупку в гастрономі.

Здатність концентруватися на роботі й ефективно використовувати час - це майже все, щоб домогтися успіху в бізнесі.

Л.Якокка

Спостереження за роботою найбільш успішних менеджерів кращих компаній світу дозволили сформулювати універсальні правила ефективного використання часу:

• правильно визначити кінцеву мету;
• зосередитися на головному;
• продумати мотиви і стимули;
• встановити жорсткі терміни виконання;
• навчитися бути рішучим;
• уміти говорити “ні”;
• не дискутувати при веденні телефонних розмов;
• привчитися робити записи в діловому блокноті;
• навчитися слухати і ставити запитання;
• враховувати дрібниці;
• приступати до справи негайно;
• повністю використовувати робочий час;
• аналізувати використання вільного часу;
• періодично змінювати вид діяльності;
• починати роботу якомога раніше;
• поважати власний час.
  

Правильно використав час той, хто пізнав, чого варто уникати і чого варто домагатися.

Г.Сковорода

Пропоновані правила і рекомендації варто пам’ятати і використовувати в повсякденному житті, тому що навіть якщо робочий час складає 10 годин щодня, трудове життя триває в цілому менше 90 тисяч годин (40 років х 220 днів х 10 годин = 88 000 годин). Якщо скласти разом запаси робочого і вільного часу, то можна вважати, що середньостатистична людина має максимум 200 тисяч годин.

 

12.2. ФУНКЦІЇ САМОМЕНЕДЖМЕНТУ. ФУНКЦІЯ “ВИЗНАЧЕННЯ МЕТИ”

Хто не знає, у яку гавань він пливе, для того немає попутного вітру.

Л.Сенека

12.2.1. ПОНЯТТЯ ФУНКЦІЙ САМОМЕНЕДЖМЕНТУ

Процес рішення різних задач і проблем, якими менеджер займається протягом робочого дня, здійснюється за визначеним алгоритмом. Для кращого розуміння і здійснення цього процесу його доцільно представити у вигляді ряду різних функцій, що знаходяться у визначеному взаємозв’язку між собою і найчастіше здійснюються в такій послідовності:

• аналіз ситуації, власних можливостей, сил та засобів і формування на цій основі особистих цілей -функція “визначення мети ";
• підготовка до реалізації цілей - розробка планів для максимально ефективного використання часу -функція “планування ";
• вибір першочергових задач і альтернативних варіантів дій у майбутній діяльності - прийняття рішень - функція “рішення ";
• строге дотримування розпорядку дня й організація трудового процесу - функція “організація і реалізація ";
• контроль процесу, підсумків, самоконтроль і самооцінка, а при необхідності - коригування цілей -функція “контроль".
  

Перераховані функції самоменеджменту пов’язані між собою за допомогою доповнюваної функції “інформація і комунікації", що присутня і необхідна у всіх фазах процесу самоменеджменту. Це контакти з керівництвом, діловими партнерами, представниками державних і громадських організацій, колегами і підлеглими. Сюди входять читання, листування, телефонні розмови, наради, ділові переговори, прийом відвідувачів і т.д.

Важливо відзначити, що на практиці окремі функції самоменеджменту не завжди і не обов’язково випливають одна з іншої, як показано вище. Вони можуть багаторазово перетинатися, причому в різних комбінаціях, і навіть можуть виконуватися в різній послідовності.

Проте послідовний опис кожної функції самоменеджменту дозволить краще розглянути робочі прийоми і методи, а також можливості їх практичного застосування.

 

12.2.2. ЗНАЧЕННЯ ПОСТАНОВКИ ЦІЛЕЙ

Цілі спонукають людину до дій. Поставивши перед собою мету, людина начебто кидає виклик сама собі. Крім того, без сформульованих цілей відсутні критерії оцінки діяльності, отже, цілі є масштабом для оцінки досягнутого, мотивами, що визначають активність людини. Якщо людина поставила собі мету, то внаслідок цього виникає такий стан напруги, що діє, як рушійна сила, і зникає лише тоді, коли мета досягнута.

Цілі є уявленням про майбутнє.

Щоб поставити собі цілі, треба думати про майбутнє. Мислення в масштабах цілей сприяє тому, що подробиці підкоряються цілому, стає ясним, у якому напрямку рухатися і яким повинен бути кінцевий результат.

Без мети всякий результат праці є однаково вірним і невірним.

Для самоменеджменту принципове значення має ясне розуміння того, куди людина хоче прийти і куди вона потрапити не хоче (самовизначення), щоб не виявитися там, куди її хочуть привести інші. Цілі служать концентрації сил на дійсно ключових напрямках. Для того, щоб вибрати реальні і досяжні цілі, людина повинна мати досить твердий характер і реалістичний погляд на життя.

Таким чином, постановка мети вимагає висловити і точно сформулювати явні і приховані потреби, інтереси, бажання чи задачі, а також зорієнтувати дії і вчинки на ці цілі і їх досягнення.

Постановка цілей у самоменеджменті означає погляд у майбутнє, орієнтацію і концентрацію власних зусиль і активності на тому, що повинно бути досягнуто; у такий спосіб мета описує кінцевий результат. Доти, поки людина цього не зробить, вона не може бути впевненою, що її зусилля взяли початок у правильному напрямку.

Ніколи не можна бути зайнятим настільки, щоб не залишалося часу на обмірковування.

В. Джефферс

Той, хто ставить перед собою мету, повинен ясно уявляти собі її важливість, а оцінивши це, він одночасно відповість на запитання, чи варто взагалі займатися на даному етапі цією метою.

Цілі не задаються один раз і назавжди. Постановка цілей - це безупинний процес, оскільки цілі можуть і, як правило, міняються з часом. Найчастіше це трапляється, коли в процесі контролю реалізації цілей з’ясовується, що вони були обрані без достатнього обґрунтування і строгої оцінки своїх можливостей і ресурсів, що запити виявилися завищеними чи, навпаки, заниженими.

Нерідко люди витрачають кращу частину життя на те, щоб гіршу її частину зробити ще гіршою.

Знати свої цілі і прагнути до їх досягнення - значить концентрувати свою енергію на дійсно важливих справах, а не витрачати сили даремно.

Постановка цілей є передумовою планування, прийняття рішень і наступної їх реалізації.

 

12.2.3. ПРАВИЛА ВИЗНАЧЕННЯ І ФОРМУЛЮВАННЯ ЦІЛЕЙ

Якщо хочеш бути щасливим, будь їм!

Козьма Прутков. Думки й афоризми

Прагніть до ясності цілей.

Постановку цілей слід здійснювати шляхом пошуку відповідей на питання: чого я хочу? що я можу? до чого я конкретно приступаю?

Визначення цілей - “чогоя хочу?” Для того, щоб домогтися ясності цілей, варто запитати себе:

• яких цілей я хочу досягти?
• якщо цілей декілька, чи погодяться вони між собою?
• чи існує вища мета і проміжні цілі?
• що я можу зробити для досягнення мети сам (мої сильні сторони)?
• над чим треба працювати для досягнення цілі (мої слабкі сторони)?
  

Знайти життєві особисті цілі і дати їм визначення означає надати власному життю напрямок, для чого варто точно описати те, чого конкретно хочемо досягти, беручи до уваги при цьому своє найближче оточення (партнерів, родичів, керівників і підлеглих) і свій вік.

Варто зробити ранжирування особистих і професійних цілей по термінах (довгострокові цілі - 10-20 років, середньострокові - 3-5 років і короткострокові - на найближчий рік).

Ситуаційний аналіз - “що я можу?” Під ситуаційним аналізом розуміється оцінка життєвої ситуації й особистих ресурсів, тобто засобів для досягнення цілей. Він дозволяє визначити, які якості (сильні сторони) варто заохочувати і які варто додатково розвивати (слабкі сторони). Процес ситуаційного аналізу доцільно розбити на п’ ять етапів: оцінка особистої діяльності, виявлення сильних і слабких сторін особистості, оцінка професійної діяльності, складання балансу успіхів і невдач і зіставлення реальної ситуації з намічуваними цілями.

Оцінка особистої діяльності. Насамперед, варто відверто і чесно відповісти на питання:

• які мої найбільші успіхи і невдачі?
• які мої сильні і слабкі сторони характеру?
• чи є в мене друзі, і хто вони?
• чи є в мене вороги, і хто вони?
• які можливі труднощі, небезпеки і проблеми?
• яких запобіжних заходів необхідно вжити?
• чого чекає від мене моє найближче оточення?
  

Виявлення сильних і слабких сторін особистості, достоїнств, якостей і переваг, що привели до особистих і професійних успіхів, а також недоліків, прогалин в освіті, професійній підготовці, що стали причиною невдач. Крім того, необхідно чітко сформулювати відповіді на наступні групи питань, що характеризують: економічний стан, фізичний стан, соціальний стан (людські відносини), психологічний стан и сімейне життя.

Оцінка професійної діяльності відбиває знання і виконання функціональних обов’язків, вимог керівництва, уміння планувати роботу і вибирати пріоритети, самостійність, успіхи і невдачі в професійній діяльності.

Складання балансу особистих успіхів і невдач передбачає зіставлення найбільших досягнень в особистому житті і професійній діяльності з самими серйозними помилками, прорахунками і невдачами.

Зіставлення реальної ситуації з намічуваними цілями полягає в аналізі за схемою “мета - засіб”, суть якого в зіставленні реальної ситуації (освіта, досвід, час, фінанси, особистісні якості, партнери і конкуренти, кон’юнктура) з наміченими життєвими цілями.

Випадкові успіхи хороші, але рідкі. Заплановані успіхи кращі, тому що вони керовані і трапляються частіше.

Формулювання цілей - “до чого я конкретно приступаю?” Кожна мета має сенс тільки в тому випадку, коли встановлені терміни її втілення і сформульовані бажані результати:

• у який часовий проміжок я хочу домогтися бажаного?
• як я довідаюся, що отримав бажане?
• яким буде результат?
  

Сформульовані життєві плани варто перевірити з точки зору їх реалістичності за самостійно обраними критеріями. Враховувати при цьому треба власний фізичний стан, потреби в освіті, підвищенні кваліфікації і культурного рівня. Цілі повинні бути реальними, тому що нереальні цілі мають мало шансів бути виконаними. Наскільки реальні сформульовані цілі, допоможуть відповіді на такі питання:

• якщо досягнення мети прийняти за 100%, то в якій точці від 0 до 100 я зараз знаходжуся?
• що потрібно додати до існуючої ситуації, щоб на 10% (20-30%) наблизитися до 100%?
• від чого в даний момент залежить просування до наміченої мети?
• на що й у якому ступені я можу вплинути особисто?
• хто чи що ще впливає на ситуацію?
• кому ще відомо про моє бажання досягти цієї мети?
• які дії уже початі?
• яких побоювань я зазнаю в зв’язку з наміром домогтися задуманого?
• хто чи що не дозволяє рухатися до мети швидше чи з меншими труднощами?
• які ресурси можуть мені знадобитися?
• кого торкається прямо чи побічно моє прагнення до обраної мети?
  

Варто усвідомлювати, що чим більше цілей поставлено перед собою, тим більше буде потрібно активності і більше доведеться змінювати в стилі колишнього життя. Досягненню глобальних довгострокових цілей сприяють короткострокові цілі, які формулюються з урахуванням зміни зовнішніх умов. З точки зору психологічної мотивації важливо ставити перед собою короткострокові досяжні цілі і домагатися проміжних успіхів.

Далі варто навести дуже важливий висновок Л.Якокки: “Я засвоїв, що письмовий виклад будь-якої проблеми - це вже перший крок до її рішення. У розмові кожен допускає, нехай навіть неусвідомлено, безліч розпливчастих місць і недомовок”. Записуючи мету на папері, ви вже перестаєте мріяти і починаєте щось робити, робите вчинок, створюєте відчутний документ, що спонукає вас до конкретних дій. Саме тому потрібно письмово викласти свої цілі: в одній закінченій фразі, у дійсному часі, точно і ствердно!

Ні на одному годиннику стрілки не вказують, як жити.

С.Лєц

Мислити цілями - значить поставити часткове на службу цілому, в результаті чого з’явиться знання того, у якому напрямку йти і якого кінцевого результату треба досягти.

Визначення цілей фактично є першим етапом планування.

 

12.3. ФУНКЦІЯ САМОМЕНЕДЖМЕНТУ “ПЛАНУВАННЯ”

Якщо хочете розсмішити Господа - розкажіть йому про ваші плани.

Народна мудрість

Безпланово, на основі інстинкту існують тільки тварини.

К.Ясперс

12.3.1. ОСНОВИ ПЛАНУВАННЯ

Ретельно спланована робота - це наполовину виконана робота.

Планування - це вираження волі, воно означає, насамперед, уміння думати з випередженням і припускає системність у роботі. По суті справи планування - це те, з чого варто починати будь-яку справу. Планування - це раціональне визначення того, як людина збирається досягти поставлених перед собою цілей. Соціологи з’ясували, що більшість людей звичайно добре представляють, чого їм потрібно від життя, але тільки менше 3% з них мають продумані плани дій з досягнення своїх життєвих цілей. У 97% цілі так і залишаються мріями.

Варто також пам’ятати, що планування щоденної діяльності не можна і неможливо підмінити активністю. Якщо немає часу, щоб зробити щось належним чином, то навряд чи він з’явиться, щоб взагалі це зробити.

Якщо подіям давати змогу розвиватися самостійно, то вони мають тенденцію розвиватися від поганого до гіршого.

А.Блох. Закон Мерфі

Завдяки послідовному плануванню своєї роботи менеджеру вдається приділяти досить уваги виконанню дійсно керівних функцій, зосередитися не на процесі діяльності, а на її результатах. Такий підхід полягає в тому, що керівники віддають перевагу тому, щоб:

• робити правильні справи замість того, щоб правильно робити справи;
• створювати творчі альтернативи замість того, щоб вирішувати проблеми;
• оптимізувати використання засобів замість того, щоб зберігати засоби;
• домагатися результату замість того, щоб виконувати обов’язок;
• підвищувати прибуток замість того, щоб зменшувати витрати.
  

Незважаючи на всі переваги планування, далеко не завжди люди планують своє майбутнє. З безлічі причин варто особливо виділити одну, яка полягає в тому, що людська природа противиться плануванню свого майбутнього. Підсвідомо людина почуває, що визначення заздалегідь своїх дій обмежує її свободу вибору і дій. Природне прагнення людей зберегти свободу вибору й опір усяким її обмеженням. Проте в міру збільшення обсягу і складності задач, що виникають перед менеджером, планування стає життєво необхідним. Планування майбутньої діяльності не тільки дозволяє чітко уявити собі, чого ж людина хоче, але і змушує розробляти й аналізувати кілька варіантів дій для досягнення мети.

Планування як складова частина задач і правил самоменеджменту означає підготовку до реалізації цілей і упорядкування часу. Обов’язковою умовою є контроль ходу виконання планів.

Планування покликане забезпечити хазяйське використання часу: або весь наявний час використовується для плідної й успішної діяльності - максимальний критерій, або поставлені цілі досягаються з можливо меншою витратою часу - мінімальний критерій.

Усяка робота вимагає більше часу, ніж ви думаєте.

А.Блох. Закон Мерфі

Головна перевага, яка досягається шляхом планування роботи, полягає в тому, що планування часу приносить виграш у часі: дослідження показують, що одна хвилина, витрачена на планування, зберігає 3-4 хвилини в роботі. Існує також загальне правило, відповідно до якого регулярне планування протягом 10 хвилин майбутнього робочого дня дозволяє заощаджувати щодня до двох годин робочого часу, а також краще вирішувати важливі задачі.

Планування часу дозволяє:

• досягти цілей найкоротшим шляхом, реально оцінити їх з погляду часових обмежень;
• одержати виграш у часі - заощадити час для дійсно важливих справ, краще оцінити наявні резерви часу;
• розставити пріоритети - сконцентруватися на дійсно важливих задачах, визначити ступінь важливості тих чи інших задач і робіт, виявити справи і задачі, які можна передоручити;
• установлювати реальні терміни і вчасно розпізнавати вузькі місця;
• резервувати час для непередбачених справ;
• підвищити ефективність роботи шляхом попередньої структуризації майбутнього дня і раціонального використання часу;
• раціонально розподіляти роботу всередині організації;
• звести до мінімуму стресові ситуації, зменшити суєту і непередбачені роботи.
  

Реальний план роботи в ідеалі повинен передбачати лише те, що менеджер повинен, хоче і може зробити. У такому випадку чим більш реальними і досяжними виявляться заплановані справи, тим легше сконцентрувати і мобілізувати сили на їхнє здійснення.

 

12.3.2. ПРИНЦИПИ І ПРАВИЛА ПЛАНУВАННЯ ЧАСУ

На роботу, як правило, витрачається стільки часу, скільки його мається в розпорядженні.

Планування являє собою проектування процесів праці на майбутній часовий період. Щоб правильно виконувати свої функції і досягти своїх цілей, варто ясно уявляти собі, наскільки обмежений наявний бюджет часу. Чим краще людина уявляє свій часовий бюджет і сукупність задач, що поставлені перед нею, тим більше вона готова передоручати менш важливі справи, зменшувати їхню кількість чи відкладати їх на більш пізні терміни.

До найбільш важливих принципів і правил планування часу варто віднести наступні:

• основне співвідношення “60:40" - планувати варто 60% свого часу, тому що завжди виникають справи, які важко передбачити заздалегідь;
• аналіз видів діяльності і витрати часу - документування і перевірка того, як фактично витрачається час;
• складання загального списку усіх задач на майбутній плановий період з доданням невиконаних задач попереднього періоду;
• регулярність - системність - послідовність - доведення справи до кінця;
• реалістичне планування - планувати стільки задач, скільки реально можна виконати;
• цілеспрямованість - плани складаються не для полегшення життя, а для досягнення мети;
• заповнення часових втрат - незаплановані витрати часу заповнювати негайно, у той же день;
• перенос незробленого - невиконані задачі включати в план наступного періоду;
• фіксація результатів, а не дій - у формулярі записувати результати, досягнення, цілі, кількісні і якісні характеристики;
• встановлення часових норм - відводити на всі задачі стільки часу, скільки в дійсності необхідно;
• терміни виконання - встановлювати точні терміни для всіх видів діяльності;
• встановлення пріоритетів (ступеня важливості) - точно визначити, якій справі який пріоритет віддається;
• рятування від поспішності - відрізняти важливе від спішного: саме термінова (спішна) справа не завжди буває найважливішою, однак саме спішні і “невідкладні” справи займають велику частину робочого часу;
• делегування справ - визначити відразу, які справи варто виконувати особисто, а які можна передоручати;
• повторний огляд - переробка - систематична перевірка плану щодо повної реалізації наміченого і коригування планів;
• часові блоки і спокійні години - резервувати тривалі безупинні періоди часу для великих задач і більш короткі проміжки для декількох дрібних справ;
• рутинна робота - планувати час для читання звітів і іншої обов’язкової нетворчої роботи;
• альтернативи - плануючи роботу, пам’ятати, що завжди є інший шлях чи рішення;
• розмаїтість - чергування виконання довгострокових і короткострокових планів;
• узгодження власних планів із планами заступників і помічників;
• письмова форма - усі плани фіксуються в спеціальних формулярах.
  

На практиці найбільші складнощі в менеджерів викликає складання тижневого і щоденного планів робіт. Починати цю роботу доцільно з того, щоб розділити весь робочий час на зайнятий і вільний робочий час. Крім того, зайнятий робочий час ще потрібно поділити на абсолютно зайнятий і умовно зайнятий. А вільний робочий час необхідно розділити на регламентований і особистий робочий час.

Абсолютно зайнятий робочий час - це час, витрачений менеджером на участь у заходах, де його присутність обов’ язкова (щотижневі чи щоденні наради у вищого менеджера, щоденні оперативні наради з працівниками свого підрозділу, робота в комісіях, прийом відвідувачів і т.д.).

Умовно зайнятий робочий час - це дні і години, коли ймовірність виклику на наради як всередині організації, так і поза нею дуже висока. Корисно знати дні і години засідань і нарад в інших організаціях з питань, що входять у компетенцію конкретного менеджера. На умовно зайнятий час не слід призначати наради чи ділові зустрічі. Його доцільно використовувати як особистий вільний робочий час (за винятком ділових зустрічей і відвідування сторонніх організацій).

Регламентований вільний робочий час. Загальновідомо, що виконавців завжди дисциплінує знання того, чого й у який час від них чекає керівник. Цій задачі і служить регламентований вільний робочий час - розпорядок роботи свого підрозділу. Варто після узгодження з зацікавленими працівниками жорстко визначити:

• час планових нарад підрозділу, відділів чи бригад;
• час планових нарад з керівниками відділів, бригад, з фахівцями, відповідальними керівниками з відповідних питань;
• час підписання документів, що вимагають участі чи присутності виконавців (фахівців);- час проведення інших обов’язкових заходів у масштабах підрозділу;
• час прийому з особистих питань.
  

Особистий вільний робочий час - це робочий час менеджера, що залишився і який звичайно використовують для роботи з поштою, для телефонних розмов, ділових зустрічей, підготовки доповідей і звітів, відвідування сторонніх організацій у прийомні години.

Планування робочого тижня і дня варто починати з планування абсолютно зайнятого робочого часу, потім планувати умовно зайнятий робочий час, і тільки потім - вільний робочий час - час, яким можна розпоряджатися в інтересах свого підрозділу і своїх службових обов’язків на власний розсуд. Щоб полегшити планування роботи на тиждень, рекомендується такий перелік допоміжних питань:

• яка центральна (першочергова) задача майбутнього робочого тижня?
• яка задача вимагає найбільших витрат часу?
• які справи повинні бути довершені на цьому тижні, які - підготовлені до завершення і які справи повинні бути початі?
• які обов’ язкові роботи (наради, рішення, листи, телефонні дзвінки) треба виконати?
• що було б доцільно і бажано зробити (при наявності вільного часу)?
• які важливі події можуть відбутися наступного тижня, і яких витрат часу вони можуть вимагати?

12.3.3. ПЛАНУВАННЯ РОБОЧОГО ДНЯ МЕТОДОМ “АЛЬПИ”

Метод “2Д+2П”: давай, давай, потім подивимося.

Енциклопедія радянського менеджменту

Плани, що тримають у голові, легко відкидаються чи забуваються.

План роботи на день будується на основі тижневого плану роботи. Він є останнім і найбільш важливим ступенем в системі планування часу. Пропонований до практичного застосування метод “Альпи” розроблений німецькими фахівцями. Він досить простий, зручний, вимагає мало часу: після нетривалої практики складання плану на майбутній робочий день займає 10-15 хвилин. Складання щоденного плану містить п’ять етапів: складання завдань, оцінка тривалості, резервування часу, прийняття рішень щодо пріоритетів, скорочень і передоручень, контроль і перенесення незробленого.

Складання завдань. Починати варто зі складання списку всього, що треба зробити завтра:

• задачі місячного і тижневого планів;
• задачі, не виконані сьогодні;
• додаткові справи (що виникли поза планами);
• задачі, терміни виконання яких минають завтра;
• задачі, проміжні терміни виконання яких необхідно витримати;
• періодично виникаючі задачі.
  

Варто намагатися скласти список задач так, щоб у першому наближенні розподілити їх за пріоритетами, тривалістю виконання, можливостями забезпечити їхнє виконання найбільш раціональним способом (телефон, оптимальний маршрут руху, можливість сполучення операцій). При складанні списку рекомендується максимально використовувати умовні знаки і скорочення.

Оцінка тривалості. Реальний план завжди обмежений тим, що людина фактично може зробити. Проти кожного завдання проставляється час на його виконання, потім визначається шляхом підсумовування загальний час, необхідний для виконання плану. Варто мати на увазі, що часто робота вимагає стільки часу, скільки його мається в розпорядженні, тому, встановлюючи для визначених справ конкретний відрізок часу, менеджер змушує себе вкладатися саме в цей термін.

Резервування часу варто здійснювати, дотримуючись основного правила планування часу - “60:40”. Це значить, що планом повинно бути охоплено не більше 60% робочого часу. Варто твердо довести складений список задач до цифри 60%, установлюючи пріоритети, передоручаючи справи і скорочуючи час на їх виконання.

Прийняття рішень щодо пріоритетів, скорочень і передоручень має на меті скоротити час на виконання задач дня до 5-6 годин (60%), для чого необхідно:

• однозначно встановити пріоритети для задач дня;
• перевірити ще раз складений план витрат часу і скоротити його до реально необхідного часу на виконання плану;
• розглянути кожну задачу з точки зору можливості її передоручення і раціонального виконання.
  

Контроль і перенесення незробленого. Досвід показує, що не все заплановане вдається виконати, і частину справ доводиться переносити на наступний день. Якщо та ж сама справа переноситься багаторазово, то вона стає тягарем. У цьому випадку вибирають один із двох шляхів: рішуче беруться за справу і доводять її до кінця або відмовляються від неї (проблема застаріває або вирішується сама собою).

Основні переваги пропонованого методу планування робочого дня:

• чітке уявлення задач на завтра;
• упорядкований плин робочого дня;
• подолання забутливості;
• концентрація на найважливішому;
• прийняте рішення про пріоритети і передоручення;
• спокійне сприйняття непередбачених подій;
• ранжирування справ і задач за важливістю;
• самодисципліна при виконанні денного плану роботи;
• зростання особистих результатів роботи;
• поліпшення самоконтролю;
• виграш у часі за рахунок методичної організації роботи.
  

Практика показує, що плани роботи (у тому числі і денний план) найкраще оформляти в письмовому вигляді. Достоїнствами і перевагами письмового оформлення планів є:

• розвантаження пам’яті;
• письмовий план мотивує до роботи;
• велика концентрація на намічених задачах;
• можливість контролю результатів і відсутність “втрат” невиконаних задач (плани, які тримають у голові, легко відкидаються чи забуваються);
• краще оцінюється час, враховуються перешкоди;
• вдосконалюється методика роботи;
• велика ясність щодо задач дня.
  

У такому разі дійсно буде складений реальний план роботи, який передбачає лише те, що менеджер повинен, хоче і може зробити в цей день.

 

12.4. ФУНКЦІЯ САМОМЕНЕДЖМЕНТУ “РІШЕННЯ”

Встановивши пріоритети і склавши бюджет часу, ви можете виключити зі своєї праці непотрібні і маловажливі справи, знизити втрати, зменшити помилки.

Д. Фуллер

12.4.1. ОСОБЛИВОСТІ І ПРАВИЛА ПРИЙНЯТТЯ РІШЕНЬ

Не зупиняйтеся на рішенні, яке першим спало на думку.

М.Рубінштейн

Краще думати перед тим, як діяти, ніж після.

А.Блох. Закон Мерфі

Повсякденна дійсність показує, що прийняття рішень властиве будь-якому виду людської діяльності і від нього може залежати результативність роботи однієї людини, групи людей, організації чи підприємства і навіть усього населення цілої держави.

Ухвалення рішення припускає вибір першочергових задач і справ, тобто визначення, яким задачам віддавати першорядне, другорядне і т.д. значення. Визначення пріоритетів - це настільки очевидна і зрозуміла справа, що часто виконується навіть неусвідомлено.

Вибирати пріоритети доводиться не тільки у випадках, що стосуються досягнення високих цілей, це доводиться робити щодня, вирішуючи, що необхідно зробити в першу чергу, а що можна перенести на більш пізній термін, відокремлюючи, таким чином, головне від другорядного. При цьому не слід покладатися на волю сліпого випадку і не ухилятися від необхідності ухвалення рішення.

Йдіть і робіть; виправдатися ви завжди встигнете - пізніше.

М.Хопер

Життя показує, що одні рішення приводять до бажаного результату, інші - ні. Часто причиною негативного результату бувають помилки, допущені при ухваленні рішення. Найбільш розповсюджені помилки, що допускаються при прийнятті рішень - це:

• ухвалення однобічного рішення;
• обумовленість рішення емоціями;
• відсутність системного підходу при ухваленні рішення;
• перевага “звичної” альтернативи;
• не враховується можливий ризик і його наслідки;
• прийняття рішень на основі припущень, бажань і помилкових передумов, без достовірної інформації;
• неправильне тлумачення фактів;
• імпульсивність, ухвалення рішення під впливом сьогочасних факторів.
  

Усяке рішення плодить нові проблеми.

А.Блох. Закон Мерфі

Перерахованих помилок при прийнятті рішень можна уникнути, якщо систематизовано підійти до цієї відповідальної справи. У цьому випадку процес ухвалення рішення вибудовується в таку послідовність:

• чітко формулюється тема, щодо якої приймається рішення;
• визначається мета ухвалення рішення: чого я хочу досягти?
• визначаються наявні засоби для цього;
• виробляються альтернативні варіанти дій, що ведуть до досягнення мети;
• проводиться аналіз альтернатив з погляду бажаного і можливого;
• оцінюються негативні наслідки тієї чи іншої альтернативи, ймовірність їхнього виникнення, а також прораховуються ймовірні витрати на ліквідацію цих наслідків;
• вибирається остаточне рішення.
  

Всяку проблему, яка хвилює людину, завжди легко, розв’язати - просто, успішно і неправильно.

М.Менкен

Американський соціолог М.Рубінштейн розробив десять універсальних правил прийняття управлінських рішень, які сформулював у вигляді нижченаведених РЕКОМЕНДАЦІЙ:

• перш ніж вникати в деталі, постарайтеся отримати уявлення про проблему в цілому;
• не приймайте остаточного рішення, поки не розглянете всі можливі варіанти;
• завжди сумнівайтеся - навіть самі загальновідомі істини повинні викликати у вас недовіру, не бійтеся відхиляти і перевіряти їх ще раз;
• розглядайте проблему з усіх боків, навіть коли шанси на її успішне вирішення здаються мізерними;
• шукайте, згадуйте аналогії, підходи, алгоритми, ситуації, що допоможуть вам краще зрозуміти суть розв’язуваної проблеми і знайти оптимальний варіант її вирішення;
• ставте якнайбільше запитань: іноді правильно сформульоване запитання істотно змінює зміст відповіді;
• не зупиняйтеся на рішенні, що першим спало на думку; знайдіть його слабкі місця, знайдіть інші рішення і порівняйте їх з першим;
• пам’ятайте, що кожна людина має власну точку зору на життя і повсякденні проблеми;
• перед прийняттям остаточного варіанта рішення обговоріть з ким-небудь свої проблеми (одна голова добре, а “півтори” - краще);
• не зневажайте своїми почуттями (інтуїцію визначають як “неусвідомлений досвід”).
  

Краще пізно, ніж неправильно.

Самим складним в ухваленні рішення є вибір із декількох альтернативних варіантів, і тут може допомогти, насамперед, практичний досвід менеджера.

Доцільно проаналізувати можливі наслідки прийняття і здійснення того чи іншого рішення. Для цього рекомендується відповісти на такі питання:

• що я виграю?
• що я програю?
• які додаткові зобов’ язання в мене з’ являться?
• яка нова ситуація виникне?
• які нові задачі в мене виникнуть?
• які можливі побічні результати?
• чи потрібні будуть нові рішення?

12.4.2. ПРИНЦИПИ І ПРАВИЛА ВСТАНОВЛЕННЯ ПРІОРИТЕТІВ

Коли зважується важлива проблема, здається, що дрібні справи посилено висуваються на передній план.

Купер

Ніколи не допускайте, щоб важливі справи ставали терміновими.

Робота з урахуванням пріоритетів, іншими словами, ранжирування майбутніх задач за ступенем їх важливості, дає цілий ряд незаперечних переваг. Менеджер, який щодня і навіть кілька разів протягом робочого дня переглядає пріоритетність запланованих справ, отримує цілий ряд переваг:

• працює тільки над дійсно важливими і необхідними проблемами;
• концентрується на виконанні тільки однієї, найважливішої, задачі;
• вирішує задачі відповідно до їх важливості і терміновості;
• цілеспрямовано працює й укладається у встановлений термін;
• найкращим способом досягає мети в заданих умовах;
• виключає роботу, яку можуть виконати інші співробітники;
• встигає до кінця робочого дня вирішити самі важливі задачі.
  

Однак, як відзначалося вище, встановлення пріоритетів, або вибір з декількох альтернатив, є не тільки самим відповідальним, але і самим складним у прийнятті рішень. Пропонується розглянути такі відомі прийоми встановлення пріоритетів, як Принцип Парето, аналіз “А-Б-В” і прискорений аналіз задач по “правилу Ейзенхауера”.

Спочатку - деякі “життєво важливі” проблеми, а потім - численні “другорядні”.

Принцип Парето - “80:20”. Італійський економіст В.Парето на підставі численних спостережень сформулював висновок про те, що всередині даної групи окремі малі частини виявляють більшу значимість, ніж це відповідає їх дійсній питомій вазі в цій групі. Цей висновок отримав численні підтвердження на практиці у різних сферах діяльності:

• 20% клієнтів (товарів) дають 80% обороту чи прибутку;
• 80% клієнтів (товарів) дають 20% обороту чи прибутку;
• 20% помилок обумовлюють 80% втрат;
• 80% помилок обумовлюють 20% втрат;
• 20% вихідних продуктів визначають 80% вартості готового виробу;
• 80% вихідних продуктів визначають 20% вартості готового виробу.
  

З точки зору самоменеджменту в процесі роботи перші 20% витраченого часу (витрат) дають 80% результатів (прибутку). Стосовно повсякденної роботи це значить, що не слід братися спочатку за найлегші чи цікаві справи, які потребують мінімальних витрат. Необхідно приступати до рішення задач відповідно до їх значення і важливості: спочатку - деякі “життєво важливі” проблеми, а потім - численні “другорядні”. Застосування принципу “80:20” полегшується, якщо всі задачі проаналізувати і розставити відповідно до їх частки в підсумковому результаті і розподілити потім їх за категоріями “А-Б-В”.

Варто в першу чергу братися за найважливіші справи, що дають найбільші результати.

Аналіз “А-Б-В” також базується на наявному досвіді, відповідно до якого частки у відсотках більш важливих і менш важливих справ у загальній їх кількості залишаються в цілому незмінними. За допомогою букв А, Б і В усі задачі поділяються на три класи відповідно до їх значимості з точки зору досягнення професійних і особистих цілей.

Аналіз “А-Б-В” ґрунтується на трьох закономірностях:

• найважливіші задачі “А” - складають 15% від усієї кількості задач, розв’язуваних менеджером, а їх внесок у досягнення мети складає 65%;
• важливі задачі “Б” - складають 20% від їх загального числа, і також 20% складає їх загальний внесок у досягнення мети;
• несуттєві задачі “В” - складають 65% від загального числа задач, але їх “частка” у загальному внеску в досягнення мети дорівнює всього лише 15%.
  

Спираючись на ці закономірності, варто в першу чергу братися за найважливіші справи, що дають найбільші результати (задачі “А”), щоб за допомогою деяких дій забезпечити велику частину загального результату. Потім вирішувати задачі “Б” і в останню чергу - задачі “В”.

Порядок застосування аналізу “А-Б-В” полягає в тому, щоб:

• скласти список усіх задач періоду;
• систематизувати задачі по їх важливості;
• встановити черговість справ відповідно до їх значення;
• розподілити задачі за категоріями “А-Б-В”;
• перші 15% задач (“А”) виконувати особисто;
• наступні 20% задач (“Б”) можна передоручити;
• інші 65% задач (“В”) передоручати обов’язково;
• переглянути часовий план на відповідність часу, визначеного для рішення кожної групи задач, значенню цих задач (“А” - 3 години, “Б” - 1 година, “В” - 45 хвилин);
• при необхідності відкоригувати план, зорієнтувавши його на задачі “А”;
• оцінити задачі категорій “Б” і “В” з точки зору можливості їх делегування.
  

Критерії виділення задач категорії “А ”. Виявити задачі, які варто віднести до категорії “А”, можна за допомогою пропонованого запитальника:

• завдяки виконанню яких задач найбільшою мірою можна наблизитися до досягнення головних цілей (року, місяця, тижня чи дня)?
• чи можна за рахунок виконання якої-небудь однієї задачі вирішити відразу кілька інших задач?
• завдяки рішенню яких задач можна зробити максимальний внесок у досягнення загальних цілей організації?
• виконання яких задач принесе найбільшу користь, максимальну грошову винагороду?
• невиконання яких задач може мати самі негативні наслідки?
  

Внаслідок неякісного планування неважливі справи стають терміновими.

Прискорений аналіз задач по “правилу Ейзенхауера”. Практика показує, що досить часто багато часу й енергії витрачається на термінові, але не найважливіші справи. Насправді рідко трапляється так, що важливу задачу треба виконати сьогодні чи в найближчі дні, а термінову задачу прагнуть виконати негайно. Американський генерал Д.Ейзенхауер, який став пізніше президентом США, запропонував правило, що є допоміжним засобом у тих випадках, коли треба швидко прийняти рішення, якій задачі віддати перевагу.

Відповідно до цього правила пріоритети встановлюються за такими критеріями, як важливість і терміновість справи. У залежності від сполучень цих критеріїв розрізняють чотири можливі оцінки виниклих задач, а отже, і чотири можливих варіанти дій:

• термінові і важливі справи - виконувати особисто і негайно;
• термінові і менш важливі справи - передоручити виконання підлеглим;
• менш термінові і важливі справи - можуть почекати: уточнити ступінь важливості і передоручити виконання;
• менш термінові і менш важливі справи - у кошик для паперів - від виконання несуттєвих і нетермінових задач варто утриматися (такі справи, як правило, накопичуються в папках протягом тривалого часу, і навіть підлеглі не повинні витрачати на них час).
  

Правило прискореного аналізу Ейзенхауера дозволяє значно підвищити продуктивність роботи, тому що, застосовуючи його:

• починають з найважливіших задач і концентрують увагу винятково на них;
• розвантажують себе для дійсно важливих справ і мотивують роботу підлеглих;
• доручаючи підлеглим не тільки рутинні справи, втягують їх у сферу своєї відповідальності;
• підвищують вимогливість до підлеглих і заохочують тих, хто краще працює.

12.5. ФУНКЦІЯ САМОМЕНЕДЖМЕНТУ “ОРГАНІЗАЦІЯ І РЕАЛІЗАЦІЯ”

Влада над собою - вища влада.

Л.Сенека

Ця функція самоменеджменту припускає об’єднання енергії й активності і спрямування їх на досягнення поставленої мети.

Викладені нижче принципи організації робочого дня допоможуть більш ефективно і раціонально з точки зору використання робочого часу організувати роботу протягом дня. Гарна підготовка до роботи, ретельне планування дозволяють істотно скоротити витрати часу.

Пропоновані принципи добре зарекомендували себе у різних робочих ситуаціях. Не всі ці принципи універсальні, тут важливо, щоб кожний, хто вирішить узяти їх на озброєння, знайшов свій особистий стиль.

Визначити, чи варто вивчати нижчевикладений матеріал, і якщо варто, то наскільки ретельно, допоможе тест.

 

12.5.1. ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ПРОТЯГОМ ДНЯ

Втомлюються і знемагають не стільки від того, що багато працюють, скільки від того, що погано працюють.

Робочий день, як правило, складається з трьох нерівнозначних частин, що мають свою специфіку: початок робочого дня, основна частина робочого дня, завершення робочого дня. Ефективна організація робочого дня означає, що людина підкоряє собі свою роботу і свій час і не допускає, щоб було навпаки.

Початок робочого дня. Робочий день необхідно починати з позитивним настроєм. Рекомендується починати роботу по можливості в один і той же час. І починати її з повторного огляду плану роботи, щоб скласти реальний план на майбутній день. Обов’язково треба погодити плани спільної роботи зі співробітниками і секретарем.

Хто все приймає так, як прийдеться, той не працює, а підкоряється роботі.

Починати з задач категорії “А” (у вхідній пошті рідко йдеться про справи, що мають вищий пріоритет).

До роботи приступати не гаючи часу - соціальні контакти (обговорення новин і подій) краще перенести на післяобідній час.

Ранком займатися складними і важливими справами - це гарантія того, що наприкінці дня принаймні найважливіші справи будуть зроблені чи хоча б початі.

Основна частина робочого дня. Основний робочий час повинен бути організованим з урахуванням зміни психологічної готовності і зміни індивідуального графіка працездатності. Працювати варто антициклічно-важливі задачі виконувати в першій половині дня.

Доцільно переглянути раніше встановлені терміни, що іноді приймаються беззастережно, і по можливості пристосувати встановлені напередодні терміни до сьогоднішнього плану й інтересів. Треба всіляко уникати дій і рішень, що викликають багаторазові переноси термінів, - прагнення займатися все новими і новими справами і проблемами призводить до ламання складеного плану і всього розпорядку дня.

Рішуче відхиляти додатково виникаючі невідкладні проблеми - відволікання на обставини, які здаються терміновими, призводить до забування на якийсь час запланованих важливих задач. Оцінювати виникаючі несподівані проблеми рекомендується за допомогою наступних критеріїв:

• які втрати прийнятні, якщо відкласти рішення виниклої проблеми чи взагалі її не вирішувати?
• чи необхідна особиста участь у рішенні виниклої проблеми чи задачі?
• чи можна передоручити рішення проблеми, і якщо так, то кому?
  

Як тільки ви беретеся до якоїсь роботи, знаходиться інша, котру треба зробити ще раніше.

А.Блох. Закон Мерфі

Уникати імпульсивних незапланованих дій. Якщо виникла ідея чи отримана цікава інформація - зробити потрібні позначки і продовжувати працювати за планом.

Вчасно робити паузи - дотримуватися розміреного темпу роботи (регулярні паузи через 50 хвилин роботи тривалістю 10 хвилин використовувати для розминки чи гімнастичних вправ).

Раціонально завершувати почате - відволікання від основної задачі вимагає додаткових витрат, тому що в будь-якому випадку доведеться потім частково повторювати раніше виконану роботу. Доцільніше доводити почату справу до кінця чи переривати її на якомусь закінченому етапі. Невеликі однорідні задачі доцільно виконувати серіями, поєднуючи їх у блоки.

Використовувати часові проміжки - незаплановані відрізки часу, що йдуть на очікування, найпростіше використовувати для підготовчої, планової чи рутинної роботи. При цьому треба постійно задаватися питанням: як я можу використовувати ці хвилини з максимальною користю?

Обов’язково треба викроювати вільну чи “закриту” годину для виконання найважливіших задач - час, протягом якого ніхто не буде заважати.

Постійно контролювати час і плани - відслідковувати час і багаторазово перевіряти ще раз плани з точки зору виконаних задач і встановлення нових пріоритетів.

Добре прожите сьогодні наближає бажане завтра.

Санскритська приказка

Завершення робочого дня. Закінчити заплановані на день справи: усі початі невеликі задачі завершити протягом дня (кореспонденція, записи, позначки).

Ретельно проконтролювати результати і здійснити самоконтроль (за допомогою правил, викладених у гл. 12.6.2): порівняти заплановане і реально виконане з урахуванням цілей і відхилень. Поставити собі запитання:

• що корисного і для кого я зробив сьогодні?
• у якому вигляді чи в якій формі це проявилося?
• чому новому, важливому і корисному навчився сьогодні?
• які уроки я здобув?
  

Скласти план наступного дня: перевірка переліку задач, встановлення цілей, пріоритетів і часових витрат.

Кожен день повинен мати свою кульмінацію - важливо усвідомлювати, яку якість і цінність для життя має кожен день. Потрібно кожен день по можливості робити вдалим днем.

 

12.5.2. ПРИРОДНИЙ ДЕННИЙ РИТМ ПРАЦЕЗДАТНОСТІ

Пік працездатності припадає на першу половину дня.

Протягом дня рівень працездатності кожної людини періодично підвищується і знижується. Ці зміни називаються природним денним ритмом. Помічено, що в кожної людини свої індивідуальні періоди зниження і

і підвищення працездатності. Умовно людей поділяють на “жайворонків” і “сов”. “Жайворонки” випробують приплив фізичних і творчих сил вранці, але швидко стомлюються в другій половині дня, і для них бажане раннє закінчення робочого дня. “Сови” досягають піку працездатності ближче до середини дня і продуктивно працюють ввечері і навіть уночі. При цьому не можна стверджувати, що “жайворонки” працюють краще “сов” чи навпаки, просто вони працюють по-різному. Середньостатистичні коливання працездатності (СКП) людини протягом доби описуються за допомогою графіка. Вісь “100%” на графіку визначає середнє значення денної фізіологічної працездатності: площі заштрихованих зон (обмежені кривою над віссю і під нею) рівні. На графіку видно, що слідом за фазами високої активності (піки о 10 і 20 годині) настають спади, під час яких організм не повинен занадто навантажуватися.

Зміна працездатності людини протягом доби

Графік СКП отриманий на підставі результатів сотень тисяч вимірів у всіх промислово розвинутих країнах. Абсолютні значення піків і спадів продуктивності індивідуально розрізняються, але для всіх людей однакові відносні ритмічні коливання рівня працездатності протягом доби. Численні спостереження показують, що у всіх людей пік працездатності приходиться на першу половину дня, саме тому задачі “А” варто виконувати на початку дня, а для задач “Б” відводити час після обіду.

Не слід намагатися працювати всупереч своєму природному денному ритму, краще використовувати ці закономірності в денному розпорядку. Спостереження показали, що при порушенні денного ритму з’являється брак, помилки в роботі, нещасні випадки (за статистикою найбільше число нещасних випадків у нічний час відбувається в період з 2 до 4 години). На підприємствах із цілодобовим режимом роботи технологічний процес (наприклад, швидкість руху конвеєра вдень вище, ніж уночі) пристосовується до графіка СКП.

 

12.5.3. ВЧЕННЯ ПРО БІОРИТМИ І ЙОГО ПРАКТИЧНЕ ВИКОРИСТАННЯ

Теорія біоритмів не має нічого спільного з астрологією, складанням гороскопів і пророкуваннями.

В основі теорії біоритмів лежить об’єктивний факт - в організмі людини постійно протікає процес будівництва і руйнування кліток, що істотно впливає на її фізичний стан, психічну й інтелектуальну сферу. Відповідно до цієї теорії кожна людина з народження знаходиться під впливом трьох різних, постійно мінливих потоків енергії. Віддача енергії означає підйом, активність, а поглинання енергії - спад, відпочинок. Іншими словами, будь-який біоритм - це деякий цикл спадів і підйомів фізичної, психічної чи інтелектуальної функції. Є дні максимального розслаблення (спад) і дні максимальної мобілізації (підйом).

Вчення про біоритми виходить з того, що фізичні, психічні й інтелектуальні кондиції кожної людини підвладні циклічним коливанням, що піддаються попередньому розрахунку.

Працездатність людини змінюється з визначеною регулярністю: фази активності чергуються з фазами розслаблення, і людині доцільно будувати свою діяльність згідно з показаннями своїх “внутрішніх годинників”.

Важливо відзначити, що теорія біоритмів не має нічого спільного з астрологією, складанням гороскопів і пророкуваннями. Мета вчення про біоритми полягає в тому, щоб виявити біологічні закономірності від піку до занепаду життєвих сил людини і уможливити планування активності людської діяльності в так звані “слабкі" і “сильні" дні.

Розрізняють три окремих, не залежних один від одного, ритми: фізичний, психічний (емоційний) та інтелектуальний. Деякі фахівці розглядають ще один, інтуїтивний, ритм.

Фізичний ритм - зміни фізичної сили і сили волі з періодом 23 дні, перепад кожні 11,5 днів.

Психічний (емоційний) ритм обумовлює зміни творчих сил, почуттів і настроїв з періодом 28 днів, перепад кожні 14 днів.

Інтелектуальний ритм впливає на розумові здібності, здатність концентруватися (період 33 дні, перепад кожні 16,5 днів).

Інтуїтивний ритм впливає на почуття прекрасного, творче натхнення, сприйняття неусвідомлених імпульсів (період 38 днів, перепад кожні 19 днів).

Різна періодичність циклів приводить до того, що в кожної людини спостерігаються постійно мінливі комбінації характеристик фізичного, психологічного й інтелектуального стану організму. Ці характеристики (біоритмограми) графічно зображуються у вигляді синусоїд (рис. 12.3), що показують фази нагромадження енергії (+) і її витрати (-). Хоча слід зазначити, що можливі короткочасні зрушення ритмів, обумовлені якими- небудь екстраординарними подіями (шок, операція), але через деякий час ритми відновлюються.

Найважливішими моментами є дні перепадів - критичні дні, коли відбуваються зміни фаз (перехід біоритмограми через нуль), тому що в цей час можуть відбутися спонтанні порушення нормальних фізичних функцій, працездатності, контролю над волею і розумом.

Тривалість критичних днів 24 години, а їхній початок залежить від години народження людини. Важливо знати, що далеко не кожен період зміни фаз приводить до критичної події (нещасний випадок, аварія, помилка, конфлікт, внутрішня дисгармонія), але саме в такі дні треба бути особливо уважним і обережним. Саме в ті дні, коли організм перебудовується з фази активності на фазу спокою і навпаки, РЕКОМЕНДУЄТЬСЯ не перенапружуватися, берегти сили, уникати додаткових навантажень (операції, щеплення, душевні переживання, вживання алкоголю).

Наслідки і сфери впливу фізичного, психічного й інтелектуального біоритмів у різних фазах показані в таблиці.

Варто пам’ятати, що біоритм указує на тенденції, але сам по собі не є чинником, що визначає хід подій.

Можливості використання біоритмики практично не обмежені, тому що торкаються практично всіх життєвих сфер людини: здоров’я, роботи, родини, дозвілля і спорту. Врахування стану конкретної людини на основі її біоритмограм на ряді американських і японських фірм дозволило зменшити число нещасних випадків на 30-40 і навіть 60%.

Менеджери можуть використовувати графіки власних біоритмів як допоміжний засіб при плануванні шляхом узгодження важливих задач з піками власної фізичної, психологічної й інтелектуальної активності.

При складанні розпорядку дня і плануванні майбутніх задач варто враховувати поряд з даними графіка денної продуктивності також свій біоритмічний стан, не дуже переоцінюючи його. При цьому треба мати на увазі, що графіки біоритмів указують лише тенденцію, що може спостерігатися в організмі (а може і не спостерігатися) внаслідок процесів, що відбуваються в ньому.

Пам’ятайте: хоча біоритм і впливає на працездатність людини, він є лише одним фактором з багатьох.

 

12.5.4. САМОРОЗВАНТАЖЕННЯ: ПРАВИЛА І ПРИЙОМИ

Для рішення будь-якої задачі завжди є більш простий шлях.

Запорукою ефективної роботи менеджера є максимальна зосередженість на найважливішому й істотному. Дотриманню цього основного принципу сприяє правило, відповідно до якого менеджер, перш ніж приступити до рішення тієї чи іншої задачі, повинен твердо і принципово поставити питання:

• навіщо взагалі це робити?
• чому саме я?
• чому саме зараз?
• чому в такій формі?
  

Своєчасна постановка цих питань і отримання правильних відповідей на них дозволить менеджеру втриматися від виконання непотрібних, несвоєчасних і невластивих йому задач (порівняйте з гл. 5.2.3 “П’ять управлінських “чому?”).

Навіщо взагалі це робити? Чи можна цю задачу виключити:

• чи треба їхати в це відрядження, читати цю пояснювальну записку, складати лист?
• чи необхідно вести статистику, переглядати усю вхідну пошту, вести записи з цього питання?
• чи є необхідність проведення цієї наради, чи потрібна там моя присутність?
  

Відповіді на ці і подібні допоміжні питання допоможуть прийняти рішення про те, що задачу можна видозмінити чи зовсім виключити.

Чому саме я? Чи можна цю задачу передоручити:

• чи не може цю задачу виконати хтось інший?
• чи дійсно рішення цієї задачі - моя компетенція?
• чи не є ця задача другорядною?
• а може, це “делегування знизу”?
• чи узгоджується ця задача з моїми цілями і задачами?
  

Ці питання утримають менеджера від рішення задач, які він не повинен виконувати особисто. Пошук відповідей на такі питання змусить замислитися над формуванням системи розмежування обов’язків і повноважень між менеджером і підлеглими.

Чому саме зараз? Чи оптимальні терміни виконання:

• які аргументи на користь того, що виконувати цю задачу треба саме зараз?
• чи може ця робота почекати?
• чи можна виконати цю роботу взагалі іншим часом?
• чи підійшов час виконувати цю задачу з урахуванням встановлених пріоритетів?
  

Постановка цих питань допоможе усунути можливу помилку при виборі терміну виконання задачі і встановленні пріоритетів.

Чому в такій формі? Чи можна зробити раціональніше:

• чи треба на лист відповідати також листом, а якщо вирішити питання по телефону?
• чи можна організувати по-іншому, застосувати інші методи, матеріали, прийоми?
• як можна спростити і раціоналізувати цей процес?
  

Пошук відповідей на ці навідні питання підштовхне менеджера до нових ідей щодо організації власної роботи.

Резюме: потрібно завжди брати під сумнів звичні методи роботи і вишукувати нові творчі та раціональні можливості її виконання.

 

12.6. ФУНКЦІЯ САМОМЕНЕДЖМЕНТУ “КОНТРОЛЬ”

Кожна постановка мети і планування ефективні лише настільки, наскільки ефективні наступні за ними реалізація і контроль виконання.

12.6.1. КОНТРОЛЬ ПРОЦЕСУ І РЕЗУЛЬТАТІВ

Контроль результатів - це основа процесу самоменеджменту.

Контроль є завершальною функцією самоменеджменту. Він служить поліпшенню й оптимізації трудового процесу, дозволяє визначити, чи досягнуті цілі, і внести необхідні корективи. Саме тому контроль вважають основною функцією в діяльності менеджера. Контроль сприяє оптимізації трудового процесу, виявляє, у якому ступені досягнуті цілі чи чому вони не досягнуті. Крім цього, контроль сприяє мотивації праці -дає відчуття успіху.

Контроль як функція самоменеджменту включає три задачі:

• осмислення й оцінка фактичного стану - що досягнуто до моменту контролю?
• порівняння плану з досягнутим результатом - у якому ступені досягнута мета, які маються відхилення?
• коригування дій з урахуванням встановлених відхилень.
  

Час, тривалість і регулярність контролю залежать від мети задач контролю, у зв’язку з чим розрізняють контроль процесу і контроль результатів.

Контроль процесу здійснюється регулярно, через рівні проміжки часу. У ході контролю процесу перевіряються плани й організація праці. Перевірка виробляється шляхом постановки менеджером таких питань:

• чи виконую я дійсно необхідні задачі?
• чи не порушений принцип пріоритетності?
• чи дотримуються встановлені терміни?
• чи передоручаються справи, у тому числі й термінові?
• чи групуються в окремі блоки невеликі задачі?
• чи всі можливості використовуються для раціоналізації і розвантаження?
• що відбудеться, якщо цю роботу взагалі не виконувати?
• що відбудеться, якщо цю роботу цілком чи частково передоручити?
• що відбудеться, якщо цю роботу зробити за менший проміжок часу?

Чіткі, самокритичні і своєчасні відповіді на поставлені питання підкажуть менеджеру шляхи і способи оп-тимізації процесу, дозволять виробити і реалізувати оперативний вплив на виниклі відхилення в ході роботи.

Контроль результатів - це основа процесу самоменеджменту. Розрізняють кілька видів контролю: регулярний, проміжний (поточний) і цільовий (кінцевий).

Регулярний контроль складається з аналізу власних річних, місячних, тижневих і денних планів роботи. Проводиться він після закінчення визначеного планового періоду. Ефективному проведенню цього виду контролю сприяє постановка і пошук відповідей на такі питання:

• які результати досягнуті?
• що з запланованого зробити не вдалося?
• чому не все заплановане виконане (причини)?
• що реально з усього запланованого на цей період могло бути виконаним?
• де був загублений час і чому?
• які висновки варто зробити, плануючи черговий період?
  

Проміжний (поточний) контроль здійснюється у випадку, коли вирішується складна або тривала за часом задача чи вона складається з декількох етапів. Тоді контроль необхідний на проміжних стадіях процесу. Фактично контролюються найбільш важливі проміжні результати (етапи) діяльності. Цей вид контролю дозволяє вчасно знайти відхилення від заданого напрямку і внести корективи у випадку зміни умов діяльності.

Цільовий (кінцевий) контроль являє собою оцінку того, якою мірою вдалося досягти поставлених цілей, і здійснюється він наприкінці планового періоду, після виконання задачі. Цей вид контролю, по суті, і є контролем результатів діяльності.

Контроль повинен бути ретельно продуманим, спланованим і вчасно проведеним. У такому випадку буде забезпечена можливість проведення своєчасних коригувань цілей і планів. Якщо лише постфактум визначається, що було зроблено невірно, то це нічого не дасть для виконання задачі.

 

12.6.2. САМОКОНТРОЛЬ І САМООЦІНКА

Той, хто хоче себе по-справжньому розвантажити, не може відмовитися від самоконтролю.

Самоконтроль дозволяє підвищити ефективність і цілеспрямованість власної діяльності. Наприкінці робочого дня необхідно контролювати не тільки виконання поставлених задач, але і всю ситуацію. Аналізуючи минулий день, перевіряють, що відбулося так, як було заплановано, а що могло бути зроблено краще. З цією метою рекомендується поставити запитання:

• хто чи що перешкодило домогтися сьогодні більшого?
• де від основної справи відволікли дрібниці?
• від яких справ можна було б сьогодні відмовитися?
• чому новому і корисному навчив сьогоднішній день?
• чи з’явилися сьогодні нові ідеї і думки?
• чи наблизив цей день до досягнення цілей?
• як оцінюють менеджера керівництво, колеги і підлеглі?
• що найкраще з того, що сьогодні зроблено?
• що найкраще можна було б сьогодні зробити?
• де менеджер займався непотрібною критикою?
• де менеджер пішов на марні компроміси?
• де менеджер виявив надмірні вимоги?
• чи приніс менеджер сьогодні користь або доставив радість оточуючим його людям?
• що чи хто доставив сьогодні менеджеру радість?
  

Для зручності і мінімальних витрат часу на проведення самоконтролю доцільно заготовити трафарет на 17-20 рядків. У трафареті розмістити в запропонованому (чи звичному) порядку наведені вище питання і проти кожного залишити місце для відповіді на відповідне питання самоконтролю. Додаткові вільні рядки, можливо, знадобляться для запису додаткових, підказаних практикою чи специфікою роботи питань.

Той, хто хоче досягти поставлених цілей, навчитися використовувати власний час з високою ефективністю, по-справжньому і максимально себе розвантажити, не може відмовитися від самоконтролю.

Виховувати самого себе - це означає зазнавати мук сумління.

А. Франс

Самооцінка - це власна оцінка результатів минулого дня. Оцінку своєї роботи за минулий день зручно проводити, спираючись на результати самоконтролю. Якщо відповідь на кожне питання самоконтролю оцінити в балах з урахуванням його важливості і ступеня задоволеності (незадоволеності) результатом, то в підсумку можна вивести узагальнену оцінку. Пропонується оцінювати власну щоденну роботу за чотирибальною системою:

“5” - особливо вдалий день: усе, що було заплановано, вдалося виконати повністю, а також були вирішені всі задачі, що виникли поза планом;
“4” - вдалий день: усі задачі вирішені, істотних відхилень від плану не було; настрій гарний, задоволений собою;
“3” - задовільний день: основні задачі вирішені, але довелося докласти додаткових зусиль і вносити корективи в деякі процеси; повного задоволення від зробленої роботи немає;
“2” - невдалий день: основні задачі не вирішені чи вирішені незадовільно, долають невирішені проблеми і турботи, підвищена дратівливість, задоволення від роботи немає, настрій поганий.

Така узагальнена оцінка власної роботи за день позитивно впливає на впевненість у кінцевому успіху своєї діяльності:

• по-перше, будь-яка оцінка підкреслює важливість і значення кожного прожитого дня;
• по-друге, якщо минулий день виявився невдалим, підведення підсумків спонукає до того, щоб зосередитися на позитивних результатах.
  

У підсумку навіть якщо загальна оцінка вийшла незадовільною і настрій поганий, загальний баланс буде виглядати привабливішим, оскільки будуть охоплені увагою хоч і невеликі, але все-таки позитивні результати. А це дасть додаткові сили для успішної роботи завтра.

 

12.7. ЗАМІСТЬ ВИСНОВКУ: З ЧОГО ПОЧАТИ?

Майже у всіх справах найважче - початок.

Ж. Руссо

Той, хто хоче організувати своє життя, не стане робити цього без мотивації, а її він придбає, якщо чітко усвідомить собі, що кожна секунда нашого життя неповторна і від нас самих залежить, як ми її проживемо.

Порядок - це вже половина життя. Порядок “матеріальний” - усьому своє місце й усе на своєму місці, порядок “соціальний” - кожному своє місце і кожний на своєму місці. Порядок дуже тісно пов’язаний і немислимий без організованості, що практично означає, насамперед, організацію робочого дня. Організувати свою роботу протягом дня - це значить ретельно її спланувати. Істотно допоможе в цій непростій справі календар-щоденник чи щотижневик.

Перш ніж приступити до складання плану роботи на день, варто поставити собі контрольні запитання, відповіді на які допоможуть вибрати вірний шлях:

• що потрібно зробити?
• чому це потрібно зробити?
• як це потрібно зробити?
• коли це потрібно зробити?
  

Після того, як будуть знайдені однозначні відповіді на наведені вище питання, можна приступати до складання плану. Правильно організувати робочий день (скласти план роботи), особливо спочатку, допоможе така послідовність дій:

• скласти перелік задач;
• визначити час, необхідний для виконання кожної задачі;
• виділити резервний час (40%);
• прийняти рішення про пріоритети, скорочення і доручення;
• зробити відповідні записи в календарі чи записній книжці.
  

Поєднання мрії зі списком конкретних дій по її здійсненню - заняття нудне.

В. Коротич

Ще одним важливим елементом самоменеджменту є вироблення особистого стилю роботи, що враховує особливості особистості, а також спирається на виконання наступних норм і правил:

• на робочому столі повинно лежати тільки те, що в даний момент потрібно для роботи; порядок на столі допомагає сконцентруватися;
• нічого зайвого: нагадувати про те, що потрібно зробити, повинні не матеріали, що лежать на столі, а щотижневик і продумана система збереження матеріалів;
• займатися однією справою, не кидатися зразу на декілька;
• діяти відповідно до встановлених пріоритетів;
• чітко відрізняти головне від другорядного: займатися не тим, що в даний момент хотілося б робити, а робити те, що в даний момент важливіше;
• складати і витримувати графік робочого часу;
• здійснювати постійний поточний самоконтроль.
  

Дотримання термінів цінується завжди і скрізь, тому потрібно робити все можливе, щоб не зірвати їх, а якщо цього зробити не вдається, те найкраще вчасно сповістити про це своєму керівнику, партнеру чи колезі. Потім уже не допоможуть ніякі відмовки.

Давньоримський філософ Епіктет стверджував, що людина повинна прагнути жити так, щоб її щастя в мінімальному ступені, настільки мало, наскільки це можливо, залежало від навколишнього середовища. Домогтися того, щоб людина залежала тільки від себе самої, можна вмілою самоорганізацією. Тоді не доведеться шукати винних у власних невдачах.

Людина сама коваль свого щастя, незалежно від того, хто вона: менеджер, фахівець, працівник, керівник чи підлеглий.